Ablaufplan für DSGVO-Prüfungen

DSGVO-Prüfung: Wenn die Datenschutzbehörde unangekündigt vor der Tür steht

Eine unangekündigte Datenschutzprüfung durch die Aufsichtsbehörde kann jedes Unternehmen treffen. Plötzlich stehen Prüfer im Büro und verlangen Einsicht in Prozesse, Systeme und Dokumentationen. Solche DSGVO-Vor-Ort-Prüfungen sind ein wichtiges Kontrollinstrument der Behörden.

Für Verantwortliche bedeutet das: Die Prüfer dürfen Geschäftsräume betreten, Unterlagen einsehen und Auskünfte einholen. Wer in dieser Situation unvorbereitet ist, riskiert nicht nur Nervosität und Fehler, sondern auch eine Ausweitung der Kontrolle – bis hin zu Bußgeldern nach DSGVO.

Warum ein Ablaufplan für DSGVO-Prüfungen unverzichtbar ist

Gerade bei unangekündigten Kontrollen durch die Datenschutzbehörde reagieren viele Unternehmen spontan. Doch unüberlegte Antworten oder fehlende Struktur können die Prüfung unnötig verschärfen.

Ein klar definierter Ablauf- bzw. Notfallplan für DSGVO-Prüfungen sorgt dafür, dass alle Beteiligten wissen, wie sie im Ernstfall reagieren müssen. Der Plan schafft Sicherheit, reduziert Stress und zeigt den Prüfern: Datenschutz wird im Unternehmen professionell umgesetzt.

Ablaufplan für eine Datenschutzprüfung: Inhalte und Struktur

Benachrichtigungskette
Definieren Sie, wer im Unternehmen sofort informiert werden muss (Geschäftsführung, ich als Ihre Datenschutzbeauftragte, IT-Leitung, ggf. externe Berater).
Zuständigkeiten festlegen
Bestimmen Sie eine Hauptansprechperson und eine Begleitperson für die Prüfung. Denken Sie an Vertretungen, falls Schlüsselpersonen nicht verfügbar sind.
Identität der Prüfer überprüfen
Vermeiden Sie Risiken durch unberechtigte Personen: Prüfen Sie Dienstausweise, gleichen Sie Personalausweise ab und kontaktieren Sie die Behörde direkt über ihre offiziellen Kontaktdaten.
Besprechungsraum vorsehen
Bestimmen Sie im Ablaufplan, welcher Raum für die Prüfung genutzt werden kann, um Unruhe im Betrieb zu vermeiden.
Eigenes Protokoll führen
Halten Sie schriftlich fest: Wer war anwesend? Welche Fragen wurden gestellt? Welche Unterlagen wurden eingesehen oder kopiert?

Begleitung sicherstellen
Prüfer sollten sich nie unbeaufsichtigt in Geschäftsräumen oder an IT-Systemen bewegen können.
Kooperationsbereitschaft zeigen
Nach Art. 83 Abs. 5 lit. e DSGVO kann eine Verweigerung der Mitwirkung Bußgelder nach sich ziehen. Zeigen Sie daher sachliche Kooperation.
Antworten überlegt geben
Reagieren Sie klar und präzise – aber ohne Spekulationen. Im Zweifel sollte Bedenkzeit für Rücksprache eingeplant werden.

Fazit: Mit einem Ablaufplan souverän durch die Datenschutzprüfung

Eine unangekündigte Vor-Ort-Prüfung der Datenschutzbehörde ist eine Herausforderung – aber mit der richtigen Vorbereitung kein unkalkulierbares Risiko.

Ein strukturierter Ablaufplan, geschulte Mitarbeitende und aktuelle Datenschutzdokumentationen sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen souverän, rechtssicher und professionell auftritt.

➡️ Mein Tipp: Überprüfen Sie Ihren Ablaufplan regelmäßig, passen Sie ihn an aktuelle Vorgaben an und üben Sie die Abläufe mit Ihren Teams. So verwandeln Sie den „Schreckmoment an der Tür“ in eine souveräne Routine.