Der Unterschied zwischen einem Verarbeitungsverzeichnis und einem Verfahrensverzeichnis liegt hauptsächlich in der Art und Weise, wie sie verwendet werden und welche Informationen sie enthalten:

Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO):

• Dieses Verzeichnis ist gesetzlich vorgeschrieben und muss von jedem Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter geführt werden, der personenbezogene Daten verarbeitet.
• Es enthält eine Übersicht über alle Verarbeitungstätigkeiten, bei denen personenbezogene Daten erhoben, gespeichert oder anderweitig verarbeitet werden.

Typische Inhalte sind:

• Der Zweck der Verarbeitung
• Kategorien betroffener Personen und Daten
• Empfänger der Daten
• Aufbewahrungsfristen
• Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz
  
  

Es dient also der Dokumentation aller Verarbeitungsvorgänge, um im Falle einer Prüfung durch Aufsichtsbehörden Auskunft geben zu können.

Verfahrensverzeichnis:

Dies ist ein Begriff aus der Zeit vor der DSGVO und wird heute oft synonym mit dem Verarbeitungsverzeichnis verwendet, auch wenn es streng genommen nicht mehr die offizielle Bezeichnung ist.

• Früher bezog sich ein Verfahrensverzeichnis eher auf eine detaillierte Beschreibung einzelner Verfahren, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, inklusive der genauen Schritte und Abläufe.
• Es diente eher der internen Kontrolle und Übersicht über technische Prozesse, die mit Datenverarbeitung zusammenhängen.

Heutzutage ist der Begriff des Verarbeitungsverzeichnisses maßgeblich und sollte verwendet werden. Das Verfahrensverzeichnis war spezifischer und detaillierter, wird aber in der Praxis durch das Verarbeitungsverzeichnis abgelöst.