Liebe Kunden, Unternehmer und Verantwortliche,

als Ihr Datenschutzbeauftragter bin ich darauf angewiesen, über Änderungen bei eingesetzten Programmen, Tools oder Verfahren informiert zu sein – etwa bei der Einführung neuer Software, bei Erweiterungen bestehender Anwendungen um zusätzliche Funktionen, bei einem Anbieterwechsel oder bei Änderungen in der Datenverarbeitung (z. B. neue Schnittstellen, neue Empfänger, Cloud-Umzug).

Solche Änderungen können Auswirkungen auf das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, bestehende Datenschutzfolgenabschätzungen oder Auftragsverarbeitungsverträge haben – und im ungünstigsten Fall auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung selbst.

Ich möchte Sie daher bitten, mich frühzeitig einzubeziehen, idealerweise bereits in der Planungsphase und nicht erst nach der Einführung. Eine kurze Information reicht: welches Tool/Verfahren, wofür eingesetzt, welche Daten betroffen sind. Den Rest kläre ich dann mit Ihnen gemeinsam.

Das hilft nicht nur mir bei der Aktualisierung der Dokumentation, sondern schützt auch Sie und das Unternehmen vor nachträglichem Anpassungsaufwand oder rechtlichen Risiken.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung.