DSGVO-Interview-Formular
Bestehende Technisch-Organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Sichtweise: Für das ganze Unternehmen.

✅ Hinweis für die Verantwortlichen:

Dieses Formular dient als Grundlage für die Vorbereitung auf das Erstaudit und zur Identifikation von Handlungsbedürfnissen.
Unvollständige oder unsichere Angaben werden im späteren Auditgespräch vertieft.

Vorhandene Technische Maßnahmen:

Technische Maßnahmen beziehen sich auf die Hardware und Software und dienen dem Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung.

Zugangskontrolle: Maßnahmen, die den Zutritt zu den Räumlichkeiten und Systemen, in denen die Daten verarbeitet werden, reglementieren. Das umfasst zum Beispiel
Zutrittskontrollsysteme, Alarmanlagen und Videoüberwachung.

Zugriffskontrolle: Regelungen, die den Zugriff auf die Daten selbst steuern. Hierzu gehören die Verwendung von Passwörtern, Benutzerauthentifizierungen und die Implementierung von Rollen- und Berechtigungskonzepten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können.

Zutrittskontrolle: Eine Firewall, die den Zugriff von außen auf das Netzwerk einschränkt, ist eine grundlegende Schutzmaßnahme.

Pseudonymisierung und Verschlüsselung: Dies sind Schlüsseltechnologien, um die Daten zu schützen. Pseudonymisierung macht es schwieriger, die Daten einer bestimmten Person zuzuordnen, während die Verschlüsselung die Daten unlesbar macht, falls sie in falsche Hände geraten.

Datensicherung: Regelmäßige Backups und ein Wiederherstellungskonzept sind entscheidend, um Datenverlust durch technische Störungen, menschliches Versagen oder Cyberangriffe zu verhindern.

Sicherheits- und Überwachungssysteme: Intrusion Detection Systems (IDS) und Intrusion Prevention Systems (IPS) überwachen den Netzwerkverkehr und erkennen verdächtige Aktivitäten.

Datenintegrität: Dies stellt sicher, dass die Daten während der Verarbeitung nicht verändert oder beschädigt werden. Dazu können digitale Signaturen oder Hash-Verfahren verwendet werden.

Vorhandene Organisatorische Maßnahmen

Organisatorische Maßnahmen sind prozedurale und personelle Vorkehrungen, die einen sicheren Umgang mit den Daten gewährleisten.

Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis: Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen schriftlich auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet werden.

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter: Regelmäßige Datenschutzschulungen sind essenziell, um das Bewusstsein für Datenschutzrisiken zu schärfen und die Mitarbeiter im sicheren Umgang mit Daten zu unterweisen.

Verfahren zur Bearbeitung von Betroffenenanfragen: Es müssen klare Prozesse definiert sein, wie Anfragen von betroffenen Personen (z.B. Auskunftsersuchen oder Löschungsanträge) schnell und ordnungsgemäß bearbeitet werden.

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Bei Verarbeitungsvorgängen mit hohem Risiko muss eine DSFA durchgeführt werden, um die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zu bewerten und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Protokollierung: Die Protokollierung von Zugriffen auf die Daten kann helfen, unbefugte Aktivitäten zu erkennen und nachzuverfolgen.

Klare Richtlinien und Prozesse:
Interne Datenschutzrichtlinien,
Arbeitsanweisungen und
Notfallpläne sind unerlässlich, um einen strukturierten und sicheren Datenumgang zu gewährleisten.