DSGVO-Interview-Formular –
Beschreiben Sie Ihr eingesetztes Programm bzw. Verfahren

✅ Hinweis für den Abteilungsverantwortlichen:

Dieses Formular dient als Grundlage für die Vorbereitung auf das Erstaudit und zur Identifikation von Handlungsbedürfnissen.
Unvollständige oder unsichere Angaben werden im späteren Auditgespräch vertieft.
(Bitte verwenden Sie für jedes Programm/Verfahren eine neue Datei.)

Prozess, Verfahren (Beispiel Zeiterfassung):	Bsp: Zeiterfassung

Softwarehersteller:	Bsp: Microsoft

Name der meldenden Person:

Anrede:	Vorname: Maxi	Nachname: Mustermann

Verantwortlich für: Abteilung	E-Mail: Ihre E-Mailadresse	Telefon: Ihre Telefon-Nr.

Status der Verarbeitung:

1. Welche Datenartenwerden verarbeitet?

Kontaktdaten Zahlungsdaten Gesundheitsdaten Mitarbeiterdaten
Kundendaten

Sonstige Datenarten: Bei Bedarf hier ergänzen

1.2 Zu welchen Zwecken werden diese Daten verarbeitet?

Vertragserfüllung Marketing Kundenbetreuung Personalverwaltung
Rechtliche Verpflichtungen

Sonstiges: Bei Bedarf hier ergänzen

1.3 Art der Verarbeitung:

1.4 Gibt es eine Rechtsgrundlage für jede Verarbeitungstätigkeit? (z. B. Art. 6 DSGVO)

Ja	Teilweise	Nein

Falls teilweise oder nein: Bitte erläutern:

2. Empfänger intern

Geschäftsleitung	Personalabteilung	Finanzabteilung Marketingabteilung	IT/EDV	Lager/Logistik Empfang
Poststelle	Einkauf	Verkauf

3. Auftragsverarbeitung und Dritte

3.1 Werden personenbezogene Daten an externe Dienstleister übermittelt?

Ja	Nein

Falls ja, welche? (z. B. Cloudanbieter, Externes Lohnbüro, Externer IT-Dienstleister)

Cloudanbieter, Lohnbüro, IT-Dienstleister

3.2 Wenn bei Punkt 3.1 JA gilt | Liegen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) vor?

Für alle	Teilweise Nein

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. A DSGVO | Art. 7 DSGVO
Beschäftigungsverhältnis Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO | Art. 88 DSGVO | § 26 BDSG-NEU
DSGVO
Vertragserfüllung Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO
Gesetzliche Pflichten Art. 6 Abs. 1 lit. C DSGVO
Schutz lebenswichtiger Interessen Art. 6 Abs. 1 lit. D DSGVO
Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse Art. 6 Abs. 1 lit. E DSGVO
Berechtigtes Interesse Art. 6 Abs. 1 lit. F DSGVO
Sonstige

5. Informationspflicht nach Art. 13 / 14 DSGVO

Wie werden die Betroffenen informiert?

Datenschutzerklärung	Individuell (z.B. per E-Mail)
Belehrung bei Vertragsabschluss Belehrung bei Vertragsunterzeichnung
Belehrung bei Beschäftigungsbeginn Es besteht keine Informationspflicht