Externer Datenschutzbeauftragter

Microsoft 365: Bitte prüfen Sie bis spätestens 14. Dezember

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Neues Feature im Microsoft Admin Center:

Administratoren können jetzt per Schalter steuern, ob E-Mails, Dateien und Teams-Daten strikt in Deutschland verbleiben oder EU-weit gespeichert werden dürfen.

Microsoft macht die Datenverwaltung flexibler: Ein neuer Schalter im Admin Center bestimmt, ob Ihre Teams-Chats, Dateien und E-Mails rein lokal in Deutschland liegen oder in EU-weiten Rechenzentren gesichert werden dürfen.

Erfolgt bis zum 14. Dezember 2026 keine explizite Konfiguration, gilt standardmäßig die Zustimmung zur EU-weiten Datenspeicherung durch Microsoft. Der administrative Prüfaufwand hierfür liegt bei lediglich etwa zwei Minuten.

In 2 Minuten prüfen: So geht's

Sie brauchen dafür die Rolle „Globaler Administrator“. Falls Sie die nicht haben, schicken Sie diesen Absatz an die Person, die Ihre Microsoft-365-Verwaltung betreut.

  1. Öffnen Sie admin.microsoft.com und melden Sie sich an.
  2. Klicken Sie links auf Einstellungen.
  3. Wählen Sie Einstellungen der Organisation.
  4. Öffnen Sie Organisationsprofil.
  5. Klicken Sie auf Datenspeicherort und dann im Bereich Verpflichtungen auf Einstellungen bearbeiten.
  6. Suchen Sie den Schalter „Microsoft 365-Kundendaten im Land speichern“.

Bedeutung der Konfigurationszustände:

  • Aktiviert („Ein“): Ihre ruhenden Daten verbleiben ausnahmslos an deutschen Rechenzentrumsstandorten.

  • Deaktiviert („Aus“): Microsoft erhält die Berechtigung, die entsprechenden Daten ab dem 14. Dezember innerhalb der EU zu verlagern.

  • Option nicht verfügbar: Die Einstellung ist für Ihren Mandanten voraussichtlich nicht relevant. Dies tritt auf, wenn die Standardregion nicht Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden oder die Schweiz ist oder wenn das Add-on „Advanced Data Residency“ bereits aktiv genutzt wird.

Eine nachträgliche Anpassung ist jederzeit möglich. Um unkontrollierte Verschiebungen zu vermeiden, empfiehlt sich jedoch eine verbindliche Festlegung vor Ablauf der Frist.

Was wird geregelt?

Wirkung:

  • Am 14. Dezember friert Microsoft die gewählte Präferenz ein. Ein Umzug geschieht nicht zwingend sofort, aber mit „Aus“ wird der Weg für eine EU-weite Verteilung freigegeben.

Drittstaaten-Transfer:

  • Nicht betroffen. Die EU Data Boundary greift unverändert; die Frage beschränkt sich rein auf „Deutschland vs. EU“.

Zuständigkeiten & Stakeholder

  • Datenresidenz betrifft das gesamte Unternehmen. Vor allem bei vertraglichen Verpflichtungen (z. B. garantierter Serverstandort Deutschland) oder branchenspezifischen Regularien (Gesundheit, Öffentliche Hand) müssen Datenschutzbeauftragte, Compliance und Fachbereichsleiter zwingend vorab eingebunden werden.

Saubere Dokumentation sicherstellen

Betroffene Dienste:

Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams sowie Microsoft 365 Copilot (inkl. Chat).

  • Protokollieren: Festhalten, wer wann was eingestellt hat und welche Gründe vorlagen.
  • VVT pflegen: Den Speicherort im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aktualisieren.
  • Verträge abgleichen: AVV nach Art. 28 DSGVO und Kundenzusagen auf Konformität prüfen.
  1.  

Ihr Fahrplan:

  • Diese Woche: Schalter prüfen (Schritte 1 bis 6) und Screenshot für die Akten machen.
  • Bis Ende November: Datenschutz, Compliance und Fachabteilungen einbinden und entscheiden.
  • Vor dem 14. Dezember: Schalter bewusst setzen und Entscheidung dokumentieren.

Mit den besten Grüßen

Ihr

Jörg Pfeiffer

Externer Datenschutzbeauftragter

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